Fonction achats et ralentissement estival : la préparation comme clé du succès

Le mois de mai est arrivé, à sa suite viendra juin, puis l’été! Pour la fonction achats, surtout si celle-ci opère dans un secteur ou pour une compagnie qui voit ses activités diminuer en volume pendant la période estivale, cette période demande une préparation particulière qui nécessite un plan structuré. C’est ce qu’on vous propose d’explorer ensemble. Notre thématique pour l’article de mai pourrait sembler arriver trop tôt, mais les préparatifs pour le ralentissement estival, ça commence en fait maintenant. Détaillons donc les actions qui doivent être mises en place à chaque étape du processus de préparation au ralentissement des activités durant les mois estivaux. 

1. En amont du ralentissement

Afin que la continuité des opérations soit maintenue, la première étape consiste à confirmer auprès des départements appropriés le moment choisi pour la fermeture complète des zones de production. Communiquez ensuite cette date à tous les départements et fournisseurs impliqués et assurez-vous de connaître les dates de fermeture ou de ralentissement de vos fournisseurs également, afin que tous puissent planifier en conséquence. 

Après, il faut s’assurer de sécuriser la production et la maintenance afin d’éviter toute surprise déplaisante. Une fois la date de ces fermetures confirmée, sécurisez le stock qui sera suffisant jusqu’à la date de fermeture choisie, analysez la criticité des pièces et validez les niveaux de stock critiques (matières et consommables) à préparer et conserver, tant dans vos propres stocks qu’avec vos fournisseurs. Lancez les bons de commande pour les pièces et services qui seront nécessaires pendant le ralentissement, confirmez ceux-ci auprès des fournisseurs en mentionnant la fermeté et la crucialité des délais à respecter. 

Un suivi sur réception rigoureux vous évitera d’autres possibles mauvaises surprises. Assurez-vous de la qualité et de la conformité des stocks reçus en fonction de la documentation technique appropriée dans les plus brefs délais et ajustez les commandes ou les stocks au besoin. 

De plus, il faudra prévoir de suspendre temporairement  ou de replanifier les livraisons pendant le ralentissement et d’adapter les calendriers de livraison (avant/après l’arrêt) en conséquence. Pensez également à nommer un responsable achats / approvisionnement en cas d’urgence et soyez clair sur le fait que seulement vous ou la personne responsable choisie sera le point de contact unique pour les fournisseurs pendant cette période.

En plus des livraisons, les équipements auront besoin de votre attention dans la préparation : 

• – Identifiez les équipements impactés par des besoins de maintenance pendant le ralentissement
• – Listez les pièces, consommables, outils et équipements temporaires à prévoir
• – Confirmez les besoins de sous-traitants spécialisés
• – Définissez la séquence critique des priorités d’arrêt en cas d’urgence, ainsi que les types d’interventions requises (en préventif / en correctif / en inspection)
• – Faites préparer à l’avance des kits de maintenance

Nous recommandons de plus de préparer le stock de redémarrage en amont. Pour ce faire, il s’agit de valider les gammes de production prioritaires à la relance, d’identifier les matières critiques pour la première semaine et de sécuriser en amont les pièces à « long lead time ». 

2. Pendant le ralentissement 

Idéalement, avec une préparation adéquate, tout devrait bien se dérouler pendant le ralentissement. Il s’agira donc simplement d’assurer un bon contrôle de l’exécution du plan détaillé ci-dessus et de gérer les exceptions si celles-ci se manifestent : 

• – Au besoin, tenez un registre des sorties de stock exceptionnelles
• – Documentez tout usage non planifié (hors ERP si applicable)
• – Assurez la traçabilité complète pour régularisation.

Pendant le ralentissement, il faudra de plus maintenir les contacts actifs avec les mécaniciens externes et les sous-traitants, tenir un suivi des bons de travail (signés à la fin des interventions) et valider des écarts en temps réel (demandes de changements).

3. Retour et redémarrage  

À la reprise des activités, la remise en production se doit d’être contrôlée et les priorités de celle-ci devront peut-être être réalignées. Tout écart qui aurait eu lieu durant la période de fermeture ou de ralentissement devra être pris en considération et corrigé immédiatement. 

Ajustez l’ERP en fonction des stocks utilisés, notez les mouvements hors systèmes qui auraient pu avoir lieu et réconciliez les bons de commande et/ou de travail en fonction de ce qui a été consommé, de ce qui a été livré, de ce qui a été facturé et des travaux réalisés. Ainsi, vous pourrez analyser les écarts et établir si de potentiels extras étaient alors justifiés ou non. 

Finalement, faites un petit tour de terrain sur les installations de production pour valider la marche de ligne physique, vérifier que les équipements sont opérationnels et confirmer la disponibilité des matières critiques.

Un dernier conseil? Amélioration continue!

Le processus de ralentissement estival est un moyen intéressant de valider la structure et le bon fonctionnement de la façon dont vous implémentez des pratiques dans votre organisation. Dans une perspective d’amélioration continue, vous pourrez profiter de cette occasion pour analyser la performance de vos fournisseurs : respectent-ils les délais fixés? Leurs interventions sont-elles de qualité? 

Et de votre côté, êtes-vous en mesure de mobiliser vos équipes et de respecter les budgets dans des conditions différentes de la normalité? À l’interne, planifiez une rencontre pour identifier quels auront été les points forts et les irritants dans ce processus de ralentissement. Nommez toute possibilité d’ajuster vos stratégies d’approvisionnement et de gestion du plan de ralentissement pour l’année prochaine afin que celui-ci soit d’autant plus optimisé.

Et J2?

Chez J2, on a accompagné plusieurs shutdowns d’usine pendant les vacances d’été.  N’hésitez pas à faire appel à nous pour l’élaboration, l’analyse et l’optimisation de votre plan de gestion du ralentissement estival. 

L’accalmie en activité/production est également une période propice pour planifier un moment de formation et pour faire monter en compétence vos équipes. Consultez notre offre de formation et communiquez avec nous pour toute question sur celle-ci! Nous serons heureux de vous en parler de vive voix.