Trois indicateurs qui prouvent que la performance de votre entreprise est directement reliée à celle de votre chaîne d’approvisionnement.
Plusieurs chefs d’entreprise l’admettront, à leurs yeux le département achats est réduit à un département coûteux, inefficace, un obstacle sur la route prometteuse de leur succès en entreprenariat. En vous permettant de changer votre perception de la chaîne d’approvisionnement et des acteurs qui y oeuvrent, l’amélioration de la performance de votre entreprise est certaine. Le département des achats peut avoir un rendement positif sur la performance générale de votre entreprise s’il est considéré comme étant un atout, s’il est placé au coeur de vos priorités.
Vos pratiques en achats en disent plus que vous le ne pensez sur vos performances globales. Il y a cependant quelques indicateurs qui peuvent se porter garants de votre réussite, qui peuvent influencer positivement votre rendement entrepreneurial. Prenez le temps d’observer ces indicateurs. Vous pourrez ensuite faire l’examen de ceux qui peuvent s’appliquer à votre modèle d’affaire.
Vos acheteurs ont reçu une formation adéquate.
Chez J2, nous considérons la connaissance et la compréhension des différentes pratiques en approvisionnement priorisées par nos clients comme des données significatives. Cela nous permet de pouvoir apporter une aide adéquate quant à l’optimisation de ces pratiques. C’est en questionnant ainsi nos collaborateurs sur leurs modes de fonctionnement en achats que nous avons remarqué une grande déficience au niveau de la formation des acheteurs. En effet, la majorité des entreprises avec qui nous collaborons ne mettent pas de formation à la disposition de leurs acheteurs. Encore moins nombreux sont ceux qui envisagent d’offrir un plan de développement de compétences et de formation.
On ne le répétera jamais assez, la formation des acheteurs a un impact direct sur la santé financière de votre organisation. Souvent, l’acheteur n’aura pas reçu de formation visant à l’aider à accomplir correctement son descriptif de tâche et à mieux comprendre les enjeux du marché dans lequel l’organisation évolue. Il aura alors beaucoup de difficulté à atteindre le rendement attendu. Si en plus, l’acheteur s’avère mal informé des besoins particuliers de l’entreprise, ses actions peuvent engendrer des dépenses supplémentaires ainsi que des pertes de temps qui peuvent coûter cher à votre entreprise en bout de ligne. On pourrait évidemment viser le contraire. Valoriser les besoins de ceux qui travaillent au sein de la chaîne d’approvisionnement est une stratégie qui indique que vous comprenez son large spectre d’actions et les incidences que celle-ci aura sur votre performance entrepreneuriale. Assurez-vous que vos acheteurs le comprennent également.
Votre perception du département achats est positive et vos actions le démontrent.
Modifier votre vision de la chaîne d’approvisionnement, la faire passer de “road block” à “figure de proue”. Souligner à l’interne toute la valeur ajoutée que représente le département achats. Ces interventions augmenteront l’estime que tous portent au département des achats et permettront à celui-ci de contribuer au rayonnement de votre entreprise en engendrant de meilleurs résultats.
Cependant, les décisions, prises par les cadres gestionnaires et les autres départements travaillant en étroite collaboration avec les achats, doivent être conséquentes avec cette vision. Le respect porté doit être souligné dans la parole mais aussi dans l’action. Par exemple, toute modification au niveau de votre production doit être communiquée aux acheteurs immédiatement. Si la production ralentit et qu’on continue de commander la même quantité de produits qu’aux forts temps de production, on essuiera une quantité notable de coûts non nécessaires. À l’inverse, un manque de produits lors d’une production soudainement accrue est tout aussi dommageable pour l’entreprise, qui n’arrive pas à respecter ses délais de livraison et qui n’arrive pas à satisfaire les clients.
Respecter le travail de l’acheteur c’est lui donner toute l’information nécessaire afin qu’il puisse performer optimalement. Ceci nous ramène au point précédent. Un acheteur formé adéquatement remarquera les failles informatives dans une demande d’achats et vous le soulignera. Il ira chercher tout de suite les informations manquantes. Mais quel temps gagné si les réquisitions sont complètes dès le départ! Aussi, si vous avez un représentant de la chaîne d’approvisionnement présent aux réunions de projet/production, sa présence permet une communication claire et directe entre les différents départements. Ceux-ci discuteront ensemble tout point concernant les changements ou besoins éventuels. La perception positive et respectueuse du travail des acheteurs vous aidera à éviter nombre de pertes de temps.
Les demandes d’achats passées par vos requérants sont claires.
Nous avons énoncé plus haut qu’une demande d’achats claire et précise facilitera le travail de l’acheteur et, conséquemment, augmentera l’efficacité de l’entreprise et la qualité du service donné aux clients. Bien souvent, les acheteurs recevront une réquisition, enjolivée d’un “post-it” portant la mention “ASAP”. Malheureusement, “ASAP” n’est pas une date de livraison. L’acheteur a besoin de plusieurs informations qu’on omet souvent de lui fournir. Y a-t-il quelconque spécificité au produit à commander? Quelle quantité doit être commandée? Quel besoin vient combler le produit à commander? Plus le requérant arrive prêt et en possession d’une qualité d’information, plus l’acheteur saura quoi acheter. Il pourra briller de par son habileté à obtenir le produit demandé à un coût raisonnable, répondant aux besoins en qualité de la réquisition, et pouvant être livré dans les délais exigés plutôt que de perdre un temps précieux à tenter de comprendre la réquisition et, bien souvent, de régler des problèmes découlant de commandes faites à partir de demandes incomplètes.
Ce n’est pas une surprise, la communication ici est clé. Le risque d’erreur, de retard et de malentendu est grandement diminué si la communication est bien établie entre les départements. Encouragez l’utilisation pointilleuse des outils de communication que vous avez en place, éduquez les requérants sur les bonnes façons de faire une demande d’achats autant manuelle qu’informatique et vous verrez l’efficacité de vos acheteurs grimper en flèche.
Évidence?
Lorsqu’on envisage de faire un achat au niveau personnel, pour soi-même, on s’autorise plusieurs questions au vendeur, on souhaite obtenir le produit qui répondra exactement à nos besoins en considérant les contraintes d’espace, de budget, d’utilisation. Il en va de même lorsqu’il s’agit de votre entreprise.
Ces recommandations vous paraissent simplistes? Vous croyez que dans la plupart des entreprises les requérants et les acheteurs fonctionnent ainsi? Détrompez-vous. Sachez que la majorité des entreprises québécoises vivent une toute autre réalité. Dans les faits, ces manquements ont un réel impact sur la performance générale de l’entreprise. Avez-vous les moyens de laisser de l’argent sur la table ?
J2 vous invite à vous offrir l’expérience de notre service de diagnostic de la chaîne d’approvisionnement. Vous aurez ainsi l’heure juste sur la santé de votre chaîne d’approvisionnement. D’après-vous, les résultats que vous obtiendrez vont-ils corroborer une pratique aussi efficace que vous le croyez?
Audray Julien — 8 août 2017