C’est votre responsabilité en tant qu’acheteur de faire un suivi systématique des livraisons, cette habitude préviendra de nombreux tracas et distingue les acheteurs proactifs des acheteurs réactifs. Par contre, il peut arriver que peu importe à quel point vous avez préparé, planifié et relancé, vous devez vous rendre à l’évidence : la livraison attendue arrivera en retard et il faut rapidement mettre en action un plan de gestion.
Le fournisseur vous a-t-il avisé suffisamment à l’avance de ce retard? Si oui, c’est en quelque sorte une chance, vous pourrez mettre en marche votre stratégie de gestion de risque et vous pourrez valider l’efficacité de celle-ci. Si la date prévue de livraison est arrivée, mais qu’un espace vide trône au centre de votre entrepôt où la commande devait se trouver sans que l’on vous en ait avisé, c’est tout à coup moins drôle. Pire encore, si la ligne de production devait être mise à l’arrêt en raison de ce retard, ça coûterait beaucoup de $$$$.
Mais n’ayez crainte! J2 est là pour vous aider! Dans cet article, on vous partage notre procédure en 3 étapes afin de prendre en charge une telle situation sans que l’impact ne s’en fasse trop sentir.
1. Avisez du délai
La première étape est de s’assurer que la communication entre tous les partis ayant besoin d’être informés soit établie. Parlez sans délai au fournisseur et demandez la raison du retard de la livraison. Aussi, peut-être que la commande en question, même si elle n’est pas complètement prête, pourrait être partiellement livrée. Si quelques items sont déjà disponibles ou produits, faites-vous les livrer sans délai! Tentez ensuite d’établir une nouvelle date qui pourra assurer le reste de la livraison le plus rapidement possible. Commencez par ces confirmations, mais gardez en tête que de possibles pénalités pourraient être évoquées advenant de nouveaux délais supplémentaires ou d’autres manquements aux engagements sur lesquels vous vous étiez entendus.
Si ce n’est pas déjà fait, informez les départements qui attendent les items qui seront livrés en retard. Pensez à notifier le département des finances et de la comptabilité afin que le paiement de cette commande spécifique ne soit pas réglé tant que celle-ci n’aura pas été complétée et dûment livrée.
2. Assurez le maintien des activités ou de la production
Une fois le retard annoncé de part et d’autre aux intéressés, attaquons-nous au réel nœud du problème. Est-ce que l’inventaire tiendra le coup afin que les activités ou la production puissent être poursuivies en attendant l’arrivée de la nouvelle commande? Peut-être que l’inventaire pourra soutenir un délai supplémentaire sans interruption de production et si c’est le cas, tant mieux.
Règle générale, si la gestion d’inventaire est bien établie et que ses rouages sont bien rodés, un retard de livraison ne devrait pas faire dérailler toute votre production. Mais ça, c’est dans un scénario idéal. Pouvez-vous certifier avec assurance que le stock de sécurité que vous avez prévu est réellement… sécuritaire? Qu’arrive-t-il si, à votre plus grand dam, l’inventaire ne tiendra pas?
Tout n’est pas encore perdu, mais c’est définitivement le moment d’enclencher votre meilleur mode solution, ASAP :
- – D’abord, êtes-vous en mesure de calculer quelle quantité il manquera? Validez les inventaires d’autres fournisseurs à proximité. Il est fort probable que votre bassin de fournisseurs puisse comporter d’autres joueurs qui pourraient vous venir en aide. Vérifiez auprès d’eux si un partenariat d’urgence ne pourrait pas être rapidement mis en place. Qui sait, ceci pourrait représenter une potentielle chance de développer de nouveaux partenariats.
- – Est-ce qu’il s’agit d’une pièce ou d’un item ayant des spécifications uniques? Est-ce qu’une autre pourrait sécuritairement la remplacer?
Évidemment, toutes ces solutions sont imparfaites ou nécessitent une adaptation au sein de l’un ou l’autre des départements. Il n’est pas impossible que vous ayez à payer les items de remplacement plus chers que ce que vous aviez prévu.
3. Ajustez vos pratiques d’affaires avec ce fournisseur au besoin.
Après que le plan B ait été établi et communiqué, on peut penser à l’application de pénalités envers les fournisseurs fautifs. Évidemment, les personnes restent humaines et les erreurs peuvent arriver. Cela étant dit, il est possible que vous ressentiez le besoin de recadrer votre partenariat avec ce fournisseur afin que ce genre de situation ne survienne plus. Ouvrez le dialogue avec ce fournisseur et établissez vos limites. Peut-être d’agira-t-il de revoir les termes et conditions de paiement et de livraison ou d’ajouter ou d’ajuster un cadre de pénalités.
On connaît tous et toutes l’adage, tous les œufs dans le même panier, oui, oui. Mais dans le type de situation présenté dans cet article, ça peut valoir la peine d’avoir sous la main un ou deux autres fournisseurs avec des articles similaires dans leurs catalogues. Ne sait-on, juste au cas où.
Tout est bien qui finit bien?
Chose certaine, une livraison retardée doit être prise en charge le plus rapidement possible et se doit d’être un événement isolé, et non une habitude.
Rappelez-vous que vous êtes les clients de vos fournisseurs. Vous vous assurez toujours de livrer à temps chez vos clients, alors il serait normal de s’attendre à ce que l’on vous réserve le même genre de traitement. À moins que…
Vous avez besoin de support dans l’établissement de termes et conditions de livraison ou de paiement. Faites appel à nous! J2 peut vous accompagner dans la mise en place de pratiques qui faciliteront vos processus du choix du fournisseur à la commande!
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