Les achats vus par les ventes : perceptions, mythes et réalités.

Force est d’admettre que malgré leur interdépendance, le départements des achats et celui des ventes ne filent pas toujours le parfait bonheur. Pourtant, ceux-ci échangent et travaillent de concert sur une base régulière. Nous souhaitons déconstruire de possibles a priori qui existeraient entre les représentants des ventes et les spécialistes achats. Peut-être pourrons-nous même proposer quelques pistes à explorer pour optimiser ces relations? 

En tant que firme de conseil en gestion de la chaîne d’approvisionnement, nos activités chez J2 nous amènent à côtoyer de près tout autant les départements des achats et de l’approvisionnement, que celui des ressources humaines ou bien que celui des ventes. Pour simplifier, on pourrait dire que chez J2 ce qu’on offre comme service (donc ce qu’on vend), ce sont les achats!

Nous nous pencherons donc sur les relations entre un département ventes et une fonction achats au sein d’une même organisation, tout autant que sur celles qui sont plutôt de l’ordre d’une relation fournisseur et client. 

L’approvisionnement, un mal nécessaire?

Examinons premièrement certains échos obtenus du terrain.

Certains et certaines représentants des ventes peuvent entretenir une image du département des achats comme étant un obstacle majeur à la progression et à la conclusion de leurs transactions. L’idée que l’implication de spécialistes achats viendra ralentir et compliquer le processus est encore bien tenace. On anticipe que les acheteurs et acheteuses viendront rallonger les délais par une démultiplication des niveaux d’approbations et que les prix qu’ils et elles souhaiteront négocier seront immanquablement à la baisse.

Évidemment, nous comprenons qu’une transaction conclue rapidement est avantageuse pour les représentants aux ventes. Ceci dit, les experts et expertes achats comprennent que de réaliser une transaction gagnant-gagnant aura un impact à long terme plus significatif de part et d’autre, dans la relation d’affaires. 

Parfois, arriver à un tel accord prendra un peu plus de temps et de négociation, mais cet investissement en temps finira par rapporter aux deux organisations impliquées! 

« J’achète ou j’achète pas »

Chez J2, nous recommandons d’éviter le plus que possible qu’une opération transactionnelle se transforme en dynamique inégale. Parfois, il pourrait sembler que la personne aux achats agit comme si elle possédait le gros bout du bâton dans la relation, en mode « moi, j’achète ou j’achète pas ». 

Mais n’oublions pas que les spécialistes achats tentent de combler un besoin. Tôt ou tard, il faudra obtenir l’item ou la pièce en question! Si la communication est fluide et transparente, que les prix sont adéquats et que la qualité du rapport interpersonnel, du service et du produit sont au rendez-vous, pour quelle raison est-ce qu’on ne ferait pas affaire avec vous?  

Une collaboration payante

Les personnes aux ventes qui perçoivent les acheteuses et acheteurs comme de potentiels alliés, plutôt que comme un obstacle à surmonter, font preuve d’agilité. La personne aux achats peut en effet être une grande facilitatrice du travail des ventes. Elle peut devenir un canal de communication privilégié qui saura faire ressortir clairement les détails du besoin à combler et la meilleure façon de le faire. 

Les représentants des ventes sauront ainsi plus précisément et plus rapidement si les produits qu’ils ont à offrir conviennent. Au final, c’est dans l’intérêt des deux côtés que de s’assurer que l’on obtiendra ou que l’on offrira le meilleur produit possible pour répondre aux besoins, tout en offrant le meilleur prix possible. Une relation forte, stable, durable et de confiance est un marqueur de réussite indéniable!

PSSST! 

Avez-vous remarqué que l’on vient de faire passer les spécialistes achats d’une posture de tiers parti un peu agaçant à celle de véritable courroie de transmission pour l’innovation? C’est aussi ça, J2! 

Et à l’interne? 

La valorisation du travail des expertes et experts achats commence à l’interne. Ceci implique de favoriser une communication ouverte afin de soigner les perceptions et relations qu’entretiennent les différents départements d’une organisation envers elles et eux. 

Il faut considérer que vos spécialistes des achats ne sont pas simplement là pour placer des bons de commande. Ils et elles se trouvent bien souvent au carrefour des départements opérationnels, de l’ingénierie, du département de production et du département d’assurance qualité! Cette position crée une situation dans laquelle elles et ils sont souvent tributaires et interdépendants de plusieurs de leurs collègues! 

Avouons-le, on se tourne vers les acheteurs et acheteuses si les délais de livraisons ne sont pas respectés, si le maintien des inventaires n’est pas optimal, si des items (ou les réserves de ces items) viennent à manquer, si les factures ne sont pas payées à temps, si une pièce n’est pas conforme aux normes ou aux attentes, etc. 

La liste de leurs responsabilités est longue et c’est tout naturel que l’on s’attende à ce que celles-ci soient rencontrées. En contrepartie, la pression de performer ressentie par les spécialistes achats peut elle aussi augmenter rapidement. Un ou une spécialiste achats doit avoir des compétences de savoir-être et de savoir-faire très solides pour répondre de tout ceci sans faute!

Demandez-vous : 

• – Est-ce que votre organisation reconnaît le travail de son département achats et quelle place occupe cette fonction dans votre organisation?  
• – Est-ce que votre organisation sait mettre en place des processus et des méthodes de travail cohérentes, efficaces et comprises par tous les collaborateurs et collaboratrices, dans toutes les sphères de votre organisation?
• – Ces processus sont-ils mis en œuvre et suivis par vos collègues? 
• – Est-ce que votre entreprise valorise des modes de communications efficaces?
• – Est-ce que les compétences de gestion du temps, des suivis et des communications interpersonnelles de votre personnel sont à jour? 

Rappelons-nous que les responsabilités sont plus souvent qu’autrement partagées. Non seulement entre tous les départements à l’interne, mais aussi avec vos fournisseurs et donc, avec leurs représentants des ventes. 

Synergies

Finalement, nous pensons que pour développer de meilleures relations entre les achats et les ventes, il faut savoir se mettre dans la peau de son interlocuteur ou interlocutrice. Tentez de comprendre la réalité à laquelle celle ou celui-ci fait face quotidiennement de son côté. Deux personnes professionnelles, bien intentionnées et qui ont à cœur le développement de leurs organisations respectives sauront créer des synergies et des partenariats qui se prouveront bénéfiques de toutes parts.

J2 est là pour vous! 

Si vous vous interrogez sur la façon dont J2 peut vous venir en aide dans la gestion de ces relations, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe est composée de personnes ayant une expérience pointue dans le domaine des achats et de l’approvisionnement, nous saurons comprendre vos besoins!