Un texte par Débora Sampaio, experte achats chez J2 gestion d’approvisionnement, en collaboration avec l’équipe de rédaction J2.
Les spécialistes achats sont généralement responsables d’un large éventail d’activités, de l’approvisionnement et de la négociation à la gestion des relations avec les fournisseurs et la garantie de livraisons ponctuelles. Une organisation du travail et une gestion du temps efficaces sont essentielles pour rester au top, parce qu’au final, les achats ne consistent pas seulement à obtenir des produits, mais aussi à mettre en place une stratégie, à établir les bons échéanciers et à faire preuve de précision.
Découvrons quelques tactiques et outils de gestion du temps éprouvées qui peuvent transformer votre flux de travail.
Commencez par une liste de tâches.
Cela peut sembler ridicule, mais une fois qu’on s’est débarrassé des nombreux post-its dispersés et que nous nous concentrons sur, en ordre : ce qui est urgent, ce qui est important, mais pas urgent, puis sur les tâches routinières, ça changera complètement votre journée.
Personnellement, j’utilise MS Notes, mais il existe d’innombrables applications qui peuvent vous aider dans ce domaine. Trello, Asana ou Microsoft To Do en sont quelques exemples.
Organisez votre espace de travail numérique.
Les courriels peuvent facilement finir par avoir le dessus sur nous! Organiser votre espace de travail numérique est la clé pour être efficace. Séparez les dossiers et sous-dossiers de vos e-mails par thème, fournisseur, demandeur, projet, unité commerciale, tâche (terminée, en attente), etc. Organisez ça comme vous le souhaitez, tant que vous comprenez la logique que vous avez utilisée!
Enregistrez vos courriels, supprimez ceux qui ne sont pas importants, définissez des règles pour trier automatiquement les e-mails.
Conseil bonus : prévoyez dans votre horaire quotidien deux moments accordés à la vérification de vos e-mails, pour éviter les distractions constantes.
La gestion du temps.
Si vous ne définissez pas vos limites, vos tâches le feront pour vous.
Mon outil préféré est Calendar Block. Croyez-moi, Calendar Block est votre meilleur ami. Commencez par réserver une heure par jour pour les tâches stratégiques et une autre pour les tâches administratives de suivi. Respectez ce temps, traitez-le avec autant de sérieux et de respect que vous le feriez pour une réunion et voilà ! Vous venez de gagner dix heures par semaine pour faire des activités qui ne dépendent que de vous.
Ceci dit, nous le savons bien : le domaine des achats est plein de surprises! Retards de livraison, demandes urgentes, expéditions express, etc. Un autre excellent truc est de s’assurer de laisser entre 10 et 15 % de sa journée libre, pour gérer les imprévus, sans que ça vienne dérailler toute votre planification!
Planifiez en fonction des délais.
Okay, super! Maintenant qu’on a une direction pour la journée et qu’on sait ce qu’on doit faire : planifions en fonction des délais.
Parfois, tout semble toujours “urgent” ou “en retard”, mais ce n’est pas la réalité. Assurez-vous d’avoir clairement défini vos dates importantes et prévoyez une petite marge en cas de retards imprévus : ce sera votre meilleur allié dans la gestion du temps. Cela vous permettra d’être prêt pour votre journée et d’éviter les rushs de dernière minute.
Je note généralement les dates importantes dans mon calendrier MS Outlook, mais vous pouvez également utiliser d’autres applications aux fonctionnalités similaires, comme Trello, Monday.com, etc.
Compétences et outils en gestion de projet.
Si vous travaillez sur un projet de moyenne à grande taille moyenne, prendre l’habitude d’identifier les moments clés dans l’échéancier et de mettre vos suivis à l’agenda vous aidera à identifier les priorités et à déterminer quand vous aurez besoin de l’aide d’autres personnes. Utiliser des outils de gestion de projet pour diviser votre tâche en plusieurs étapes est un bon moyen de la mener à bien efficacement.
Vous pouvez également appliquer des méthodologies agiles pour organiser des livraisons courtes et régulières, via votre application de choix (Trello, Zoho, ICAgile, Asana, etc.).
Processus, processus, encore des processus!
Une autre astuce que j’apprécie particulièrement consiste à standardiser vos processus. En particulier pour les tâches routinières, créez un modèle ou un gabarit de document et utilisez-le. Disposer d’un modèle réduit la fatigue décisionnelle et accélère l’exécution. Vous pouvez créer des gabarits pour vos documents de révision de listes de contrôle, d’approbations de demandes d’achat, pour vos tableaux des objectifs de réunion, scripts pour les appels de négociation, et plus encore! La standardisation n’a pas de limites!
N’hésitez pas à déléguer.
Finalement, pensez à déléguer. C’est probablement le plus difficile pour ceux qui ont besoin de contrôler ce qui se passe, mais avec une bonne compréhension des besoins, une standardisation et des points de contrôle clairs, la délégation des tâches administratives/routinières peut parfois être un moyen de libérer de l’espace pour la réflexion stratégique. Faites confiance au plan et à vos collègues.
Au final.
En fin de compte, une gestion efficace du temps dans le domaine des achats se traduit directement par de meilleurs résultats commerciaux. En adoptant ces habitudes rigoureuses, vous ne vous contentez plus de réagir aux demandes.
Vous acquerrez le contrôle nécessaire pour vous concentrer sur la stratégie, la précision et les négociations à forte valeur ajoutée qui caractérisent les spécialistes achats d’exception et c’est là que le fun commence!
Les recommandations présentées dans cet article ne sont pas sponsorisées et font simplement office de suggestions.
Références : Time Management for Procurement Professionals
Mastering the Clock: How to Set Up a Time Management Project for Procurement Success – oboloo
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